Membuat Invoice Yang Baik Menggunakan Excel

Pada posting kali ini saya akan memberikan tips cara membuat surat invoice dengan menggunakan Microsoft Excel.

Pertama-tama anda harus menyediakan 3 buah worksheet, sheet pertama untuk form invoice yang akan dicetak, sheet kedua berisi data Master Customer ke mana kita akan menagihkan invoice kita dan sheet ketiga berisi Master Barang yang dijual kepada Cutomer. Download di sini untuk contoh yang telah dibuat.

Pada sheet pertama user mengisi data Nomor Invoice, Nama Customer, Tanggal Invoice dan No Order. User mengisi data Nama Customer dari combo box yang diset pada cell C10, setelah nama customer diisi dari pilihan combo box maka data Alamat, Kota dan Nomor Telepon customer akan secara otomatis muncul pada cell C11, C12 dan C13 karena pada cell-cell tersebut sudah diisi rumus VLookup yang akan mencari data alamat, kota dan nomor telepon berdasarkan data nama customer pada cell C10 yang diisi oleh user mengguanakan combo box.

Pada cell C10 kita men-set data Validation berupa List yang diisi dengan source =NAMA_CUSTOMER. Source NAMA_CUSTOMER adalah Define Name yang diset berisi range A2 sampai A6 dari sheet Customer.

Rumus pada cell C11 adalah =IF(ISNA(VLOOKUP($C$10,MASTER_CUSTOMER,2,FALSE)),"",VLOOKUP($C$10,MASTER_CUSTOMER,2,FALSE))
Rumus pada cell C12 adalah =IF(ISNA(VLOOKUP($C$10,MASTER_CUSTOMER,3,FALSE)),"",VLOOKUP($C$10,MASTER_CUSTOMER,3,FALSE))
Rumus pada cell C13 adalah =IF(ISNA(VLOOKUP($C$10,MASTER_CUSTOMER,4,FALSE)),"",VLOOKUP($C$10,MASTER_CUSTOMER,4,FALSE))

Fungsi IF pada rumus di atas adalah untuk mencegah muncul #N/A jika rumus VLookup tidak menemukan data yang dicari. Nama array MASTER_CUSTOMER adalah define name yang merujuk pada sheet Customer range A2 sampai D6.

Pada cell A16 sampai A27 diset validasi list dengan source =BARANG yang merujuk pada define name BARANG yang merefer pada sheet Barang range A2 sampai A18.
Jika user memilih barang dari combo box, maka pada kolom satuan akan muncul satuan barang sesuai pada table Barang di sheet Barang. Pada kolom satuan diisi rumus =IF(ISNA(VLOOKUP(A16,MASTER_BARANG,2,FALSE)),"",VLOOKUP(A16,MASTER_BARANG,2,FALSE)) yang akan mengisi kolom Satuan dengan data satuan pada define name MASTER_BARANG. Define name MASTER_BARANG adalah referensi dari sheet Barang range A2 sampi C18.

Selain data satuan yang otomatis terisi setelah user mengisi data Nama barang, Harga juga akan terisi otomatis karena pada kolom Harga juga diisi rumus Vlookup yang akan mencari harga barang berdasar nama barang yang diisi pada kolom nama barang.

Sedangkan kolom Total adalah hasil perkalian kolom Jumlah Barang dan Harga Satuan.


Sekian tips dari saya untuk membuat invoice yang baik menggunakan excel. Jika ada saran dan komentar yang ingin disampaikan silahkan menambahkannya dibawah ini.